Quittungsvorlage

Quittungsvorlage – diese Punkte dürfen auf gar keinen Fall fehlen

Eine Quittung muss bestimmte Angaben zwingend enthalten, damit sie als rechtsicher gilt. Alle Unternehmer und Geschäftsleute, die in ihrem täglichen Arbeitsleben auf das Ausstellen von Quittungen angewiesen sind, tun daher gut daran, wenn sie eine Quittungsvorlage verwenden. Diese lässt sich zum Beispiel in Excel kinderleicht einrichten, um diese Mustervorlage dann für alle zukünftigen Quittungen zu verwenden. Somit kann sichergestellt werden, dass keiner der wichtigsten Punkte in Vergessenheit gerät. Welche Elemente bei einer ordnungsgemäßen Quittung auf gar keinen Fall fehlen dürfen, verraten wir Ihnen nachfolgend auf quittungsvorlage.net.




Musterbeispiel für eine Quittungsvorlage

Dass die folgenden Unterpunkte allesamt auf einer Quittung zu finden sind, ist vor allem deshalb so wichtig, da Quittungen vom Finanzamt sonst wohlmöglich nicht anerkannt werden. Der Gesetzgeber hat genau definiert, welche Inhalte verbindlich als Teil einer Quittung aufgeführt werden müssen, damit diese gültig ist. Diese gesetzlich vorgeschriebenen Punkte sehen wie folgt aus:

  • Quittungs-Nummer
  • Ausstellungsdatum
  • Ort der Ausstellung
  • Nettobetrag
  • Mehrwertsteuersatz
  • Steuerbetrag
  • Gesamtbetrag in Zahlen
  • Gesamtbetrag in Worten
  • Empfänger
  • Für (Art der Leistung/ des Produkts – Verwendungszweck)
  • Firma/ Name des Quittungsausstellers
  • Straße sowie Hausnummer des Quittungsausstellers
  • Postleitzahl und Ort des Quittungsausstellers

Bei den genannten Beträgen darf die Angabe, um welche Währung es sich handelt, ebenso wenig fehlen. Quittungen sind im Übrigen fortlaufend zu nummerieren und zu unterschreiben. Neben der Unterschrift des Quittungsausstellers versehen Sie die Quittung am besten auch mit Ihrem Stempel, sofern Sie über einen Stempel verfügen sollten. Der Grund für das Ausstellen der Quittung sollte auf jeden Fall ersichtlich sein.

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich nun um den Verkauf eines Produkts oder um das Ausführen einer Dienstleistung handelt. Außerdem sollte eine Quittung bestätigen, dass der Quittungsaussteller den genannten Betrag erhalten hat. Schließlich gilt es genau aus diesem Grund eine Quittung auszustellen. Daher können Sie zu Ihrer Quittung zum Beispiel einen Satz wie „Der genannte Betrag wurde dankend erhalten.“ hinzufügen. Durch eine Unterschrift kann der Käufer oder der Empfänger der Dienstleistung dann den Erhalt bestätigen. Empfänger und Aussteller der Quittung sollten das Dokument natürlich aufbewahren, damit es später keine Streitereien gibt. Falls ein Sachmangel eintritt oder irgendeine andere Form der Gewährleistung dient die Quittung dann als Beleg. Eine Quittung wird daher auch immer „dupliziert“ indem beispielwesie ein Durchschlagbogen verwendet wird. Die Abschrift der Quittung wird so doppelt generiet.

Darüber hinaus gibt es durchaus die Möglichkeit, noch ein Feld für Buchungsvermerke auf der Quittungsvorlage unterzubringen. Das kann zum Beispiel dann sinnvoll sein, wenn Sie dem Empfänger der Quittung gleichzeitig auch bestätigen wollen, dass die Auslieferung zu einem bestimmten Datum erfolgen wird. Dieser Punkt ist zwar nicht rechtsrelevant, aber somit müssen Sie für diese Bestätigung zumindest kein zusätzliches Dokument erstellen und ausfüllen. Nehmen Sie den Punkt „Buchungsvermerke“ oder einfach nur „Vermerke“ daher gerne in Ihre persönliche Quittungsvorlage mit auf.

Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 368 Quittung

Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) zu erteilen. Hat der Schuldner ein rechtliches Interesse, dass die Quittung in anderer Form erteilt wird, so kann er die Erteilung in dieser Form verlangen.

Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung

In diesem Zusammenhang stellt sich nun die Frage, worin der Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung besteht. Wann dürfen Sie eine Quittung ausstellen und wann müssen Sie Ihren Kunden eine Rechnung aushändigen? An dieser Stelle möchten wir zunächst festhalten, dass Sie für einen Zahlungsvorgang nur eine Quittung oder eine Rechnung, nicht jedoch beides ausstellen dürfen. Unternehmen dürfen Quittungen bis zu einer Höhe von 150 Euro ausstellen.

Fällt der Rechnungsbetrag jedoch höher als 150 Euro aus, so benötigen zumindest Unternehmer eine Rechnung. Dies ist im Zusammenhang mit einem möglichen Vorsteuerabzug wichtig, da dieser ab 150 Euro nicht mit einer reinen Quittung erfolgen kann. Schließlich muss die Rechnung dafür auch noch die folgenden Angaben enthalten, die bei einer Quittung hingegen fehlen:

  1. Firmennamen des Unternehmers (gemeint ist hier der Käufer)
  2. Rechtsform des Unternehmens (sofern relevant)
  3. bei Steuerbefreiungen müssen die entsprechenden Formulierungen samt des dazugehörigen Paragraphen auf der Rechnung festgehalten werden
  4. Steuernummer des Verkäufers/ Rechnungsstellers

Unternehmer sollten natürlich darauf achten, dass Sie eine ordentliche Rechnung erhalten. Sonst kann es später zur Problemen mit dem Steueramt kommen, wenn zum Beispiel die Quittung nicht als Beleg akzeptiert wird. Auch bei der Anmeldung der Umsatzsteuer kann eine Rechnung wo die Beträge mit der exakten Mehrwertsteuer ausgewiesen werden, erforderlich sein. Im Zweifelsfall sollte man sich jedoch an einen Steuerberater oder direkt an das Steueramt wenden.

Quittung versus Kassenbon

Kassenbons werden gerneals Quittungen bezeichnet, zählen aber eigentlich zu den Kleinbetragsrechnungen. Dennoch ist ein Kassenbon ein wichtiger Beleg und sollte sorgfälltig aufbewahrt werden. Quittungen verblasen im Laufe der Zeit, so dass es erforderlich ist, eine Kopie des Kassenbons anzufertigen. Das Original und der Kassenbon sollten dann zusammen in den Unterlagen aufbewahrt werden. Bei Unternehmen besteht die Pflicht die Belege über einen bestimmten Zeitraum aufzbewahren. Dies gilt natürlich für jede Form von Beleg: Quittungen, Kassenbons und Rechnungen.

Eine eigene Quittungsvorlage erstellen oder einen fertigen Quittungsblock kaufen?

Im Übrigen haben Sie die Wahl, ob Sie eine eigene Quittungsvorlage für Ihr Unternehmen erstellen oder einen fertigen Quittungsblock bei einem Fachhändler kaufen möchten. Fertige Quittungsblöcke aus dem Schreibwarenhandel enthalten alle der bereits genannten Angaben. Sofern Ihnen die Quittungsblöcke jedoch ausgehen, wird dies zum Problem.

Legen Sie eine Quittungsvorlage hingegen am PC an, so kann dies nicht passieren. Dann können Sie eine Quittung immer nach Bedarf ausdrucken. Da es bei Quittungen einige Felder gibt, die immer wieder gleich auszufüllen sind, wie das zum Beispiel bei den Angaben zum Quittungsaussteller der Fall ist, ist eine Quittungsvorlage besonders praktisch.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, eine Quittungsvorlage in Excel so zu programmieren, dass Ihre Quittungen fortlaufend nummeriert werden. Somit lassen sich mögliche Fehler bei der Nummerierung ganz einfach vermeiden. Sofern der Quittungsempfänger seine Quittung verliert und einen Ersatz bei Ihnen anfordert, sorgt die Quittungsvorlage am PC dafür, dass Sie kinderleicht und binnen kürzester Zeit für diesen Ersatz sorgen können. Immerhin können Sie die fertig ausgefüllte Quittung in einem separaten Ordner auf Ihrem PC abspeichern und eine weitere Kopie später nach Belieben ausdrucken.

Quittung aus Word-Vorlage

Quittung aus Word-Vorlage

Um Ihren Aufbewahrungspflichten als Unternehmer nachzukommen, ist es ohnehin sinnvoll, wenn Sie eine Kopie der Quittung auch für Ihre Unterlagen ausdrucken. Darüber hinaus sorgt die digitale Speicherung der Quittung auf ein oder mehr Medien dafür, dass ein Verlust der Daten weniger wahrscheinlich ist, als wenn Ihnen die Quittung nur einmal als Durchschrift und nicht digital vorliegen würde.

Mitunter werden handschriftliche Quittungen vom Finanzamt zudem nicht anerkannt. Somit ist es ohnehin im Interesse Ihrer Kunden, wenn Sie eine Quittungsvorlage am PC verwenden. Auch bei den ausgedruckten Quittungen auf Basis Ihrer digitalen Quittungsvorlage sollten Sie die Unterschrift sowie das Stempeln zum Schluss nicht vergessen. Denn dies hat selbstverständlich von Hand zu erfolgen.

Quittungsvorlage mit Word erstellen

Übrigens muss man sich nicht die Arbeit machen und selbst eine Quittungsvorlage mit Word oder Excel anlegen. Es gibt im Programm Word bereits einige Vorlagen, die man für Quittungen nutzen kann. Diese Standard-Vorlagen sind bei Word kostenlos enthalten und können von jedem Nutzer verwendet werden.

Um die Quittungsvorlage in Word zu finden müssen Sie im Menü ganz oben auf den Punkt „Datei“ und dann auf „Neu aus Vorlage….“ klicken. Anschließend finden sie eine Übersicht aller Vorlagen, die von Word zur Verfügung gestellt werden. Über die Suchfunktion oben in dem Fenster können Sie nach Quittung suchen und erhalten dann passenden Vorschläge für Quittungsvorlagen. Die Vorlagen besitzen unterschiedliche Layouts, so dass jeder Nutzer schnell fündig werden sollte.

Quittungsblock: Quittungen unterwegs erstellen

Bei Händlern kann man sog. Quittungsblöcke kaufen.Dabei handelt es sich um Vordrucke von Quittungen, die man verwenden kann, wenn man beruflich unterwegs ist. Diese Quittungsblöcke haben bei jedem Blatt einen „Durschschlag“, so dass direkt eine Kopie der Quittung erstellt wird. Diese Kopie der Quittung verbleibt bei dem Verkäufer, der sie den eigenen Unterlagen hinzufügen kann. Die Quittungsblöcke sind im Fachhandel bereits für kleines Geld erhältlich. Wer regelmäßig Quittungen ausstellen muss, kann demnach von den Quittungsblöcken profitieren.